Gæðakerfi og stýring á verkefnum í sama kerfi: Jibby Byggir

Um Gæðakerfið

1. Gæðakerfi og stýring á verkefnum í sama kerfi:

Gæðakerfi eru sambland af skjalageymslu, gagnageymslu og verkefnastjórnun með stýrðu aðgengi fyrir þá sem koma að viðkomandi starfsemi. Jibby umhverfið er í reynd möppukerfi á sterum þar sem hver mappa getur haft svo marga eiginleika. Hver mappa getur verið af mismunandi tegund en samt eru allar möppur eins uppbyggðar. Raða má saman mismunandi tegundum í upplýsingatré með blönduðu aðgengi sem inniheldur bæði gögn, samskipti og verkefni. Gæðakerfi án verkefnastjórnunar kallar bara á meiri hugbúnað. Þess vegna er Jibby hannað til að meðhöndla gögn og bjóða upp á verkfæri til að nýta gögnin til verkefnastjórnunar því öll starfsemi er þegar upp er staðið röð af mismunandi verkefnum.

2. JibbyByggir ...fyrir hvern?

JibbyByggir er fyrirfram uppsett og fullbúið gæðakerfi fyrir alla fagaðila sem bera ábyrgð í mannvirkjagerð á Íslandi. Uppsetning JibbyByggir miðar við kröfur í reglugerð um gæðakerfi og aðrar kröfur Mannvirkjastofnunar þar að lútandi. Að auki er hægt að nota JibbyByggir til verkefnastjórnunar og fækka þannig þeim forritum sem þarf til að halda utan um hönnun og byggingu mannvirkja.

3. Sama kerfi fyrir alla fagaðila

Gæðakerfið JibbyByggir er tilbúið án frekari aðlögunar fyrir alla fagaðila, hönnuði, hönnunarstjóra, byggingastjóra og iðnmeistara þó svo að kröfur Mannvirkjastofnunar til hvers þessara fagaðila sé mismunandi. Kerfi fyrir byggingastjóra þarf að ganga lengst enda fylgja mestar skráningaskyldur starfi byggingastjóra. Iðnmeistarar hafa minnstar skyldur og því er einfalt að aðlaga kerfið að einfaldara skráningarferli. Við getum aðlagað JibbyByggir að séróskum mismunandi aðila til að aðlaga skráningarferlið viðkomandi starfsemi eða fagaðila.

4. Hvað er JibbyByggir?

JibbyByggir er byggt fyrir fagaðila í mannvirkjagerð til að koma sér upp gæðakerfi í samræmi við reglugerð sem gekk í gildi 1. janúar 2015.
Í dag er skylda að vera með gæðakerfi og komast margir upp með að vera með frekar einfalt möppukerfi. Aðrir þurfa tölvutæk gæðakerfi, sér í lagi ef starfsemi er orðin umfangsmeiri.
JibbyByggir er eitt af fáum kerfum á Íslandi sem hefur sérhæft sig sem gæðakerfi sérstaklega fyrir byggingariðnaðinn.
Uppsetning er pöntuð á okkar vefsíðu og sjáum við um að senda inn beiðni um skoðun gæðakerfis til löggiltra skoðunaraðila og að staðfesting um að kerfið sé í lagi send til Mannvirkjastofnunar.
Gæðakerfið byggir á verkefnastjórnunarumhverfi sem gefur JibbyByggir færi á að verða ríkari þáttur í rekstri starfseminnar en hefðbundin gæðakerfi. Öll verkefnastýrð starfsemi eins og í byggingageiranum ætti að hafa sambyggt gæða- og verkefnastjórnunarkerfi eins og Jibby.

5. Jibby verkfærin

Gæðakerfi innihalda upplýsingar um umgjörð og ferla auk skráningar á upplýsingum úr starfsemi. Mikilvægt er að geta notað þessi gögn til að einfalda utanumhald um starfsemina. Jibby býður upp á fjölmörg verkfæri til þess. Þar má nefna Kanban – Workflow table sem er í raun einföld útgáfa af Trello og notuð til að forgangsraða verkefnum. Skoðið eitt af myndböndum okkar til að sjá hvernig nota má þessar töflur. Action list er samantekt á því sem þú eða samstarfsaðilar hafa tilgreint sem mikilvæg atriði með því að ánafna tékklistum eða verkefnum á einn eða fleiri aðila. Þannig getur á þinn Action lista safnast verkefni sem teljast í þinni umsjá. Einnig getur þú gert aðra ábyrga fyrir verkefnum. Myndband um þetta er einnig á síðunni.

6. Samskipti og tengingar

Mikilvægt er að kynna sér á myndböndum okkar tengingu Jibby við Gmail og Gdrive sem hjálpa notendum að nýta tölvupósta beint inn í gæðakerfið og að tryggja örugga afritun gagna og áframhaldandi notkun utan JibbyByggir.
Notendur á sömu verkefnum geta átt sjálfstætt spjall um hverja einingu eða möppu og haldið þannig nákvæmum upplýsingum um verkefni þar sem þau eiga að vera. Jafnframt er auðveld að senda áminningu til samstarfsaðila um hvert atriði ef þú vilt að þeir komi og skoði það sem búið er að setja inn í formi texta, skjala, aðgerðalista eða spjalls.
Að senda upplýsingar um verkefni eða hluta þeirra er einn af stóru kostum Jibby. Hægt er að sía út þær upplýsingar sem þú vilt senda og smella á einn h napp, velja netfang og senda. Allt sem birtist í hægri dálkinum er þá sent sem tölvupóstur, hvort sem það er úr skjáborði (Dashboard), Workflow eða Action lista. Einnig er hægt að útbúa pdf skjal og vista á tölvu viðkomandi úr þessum sömu upplýsingum í hægri dálki með því að smella á pdf hnappinn. Sjá nánar á einu af okkar myndböndum

7. Tenging úr JibbyByggir í byggingargátt Mannvirkjastofnunar

Byggingagáttin er þannig að þú þarft að hlaða inn gögnum af drifum á tölvunni þinni. Mikilvægt er því að koma gögnum verkefna skipulega inn í JibbyByggir kerfið svo auðvelt sé að sækja þau gögn og koma fyrir í byggingargáttinni.

Þetta er það sem Jibby býður upp á:

Öll gögn verkefnis fara inn á JibbyByggir skv uppbyggingu gæðakerfis
Þú stofnar jafnframt verkefnið á byggingagáttinni til síðari nota.
Tengdu nýja möguleikann á Jibby til að afrita möppur verkefna inn á Google Drive.
Þegar tengingin er komin við Gdrive eins og fyrir Gmail þá getur Jibby skrifað inn í Gdrive á þinni tölvu.
Veldu verkefni sem á að fara inn í Gdrive og smelltu á hnappinn í efra vinstra horni “Synchronise with Gdrive”.
Þá einfaldlega býr Jibby til samskonar möppur og eru í hverju verkefni inni á Gdrive og setur afrit af gögnum inn í réttar samsvarandi möppur.
Þetta þarftu bara að gera einu sinni fyrir hvert verkefni því eftir að þú hefur beðið Jibby um að afrita valið verkefni inn á Gdrive þá sér Jibby um að halda því uppfærðu.
Þá geturðu alltaf farið inn í byggingagáttina og sótt gögnin á rétta staði úr gæðakerfinu nema þú gerir það úr Gdrive en þarft ekki að leita að gögnunum annarsstaðar.

Þetta ferli er ekki sjálfvirkt en það einfaldar og staðlar vinnuna við að koma gögnum úr gæðakerfinu inn í byggingagáttina.

8. Stenst JibbyByggir kerfið kröfur Mannvirkjastofnunar?

Já, JibbyByggir kerfið stenst fullkomlega kröfur Mannvirkjastofnunar um gæðakerfi fyrir fagaðila í mannvirkjagerð. Nú þegar eru yfir 100 aðilar skráðir með JibbByggir gæðakerfi, bæði sem byggingastjórar, iðnmeistarar og hönnuðir.

Skráningarferlið er þannig að þú sendir okkur upplýsingar um þig og þína starfsemi á sala@jibby.is eða með nýskráningu inni á www.jibby.is . Það sem þarf að koma fram er:

Nafn og kennitala hjá bæði tengilið og ábyrgðarmanni gæðakerfis.
Nafn og kennitala fyrirtækis ef starfsemi er rekin frá fyrirtæki.
Tegund skráningar:
1. Byggingastjóri og bakgrunnur (iðnmeistari eða verkfræðingur)
2. Iðnmeistari
3. Hönnuður (og þá hvernig hönnuður)
4. Hönnunarstjóri.

VIð stofnum þig sem notanda á Jibby kerfinu og setjum upp á þínum aðgangi gæðakerfið JibbyByggir, aðlagað alfarið að þinni starfsemi.

Síðan er sótt um skoðun á kerfinu hjá skoðunaraðila og biðjum skoðunaraðila að senda staðfestingu um skoðun á Mannvirkjastofnun.

Þú sækir blað á MVS eða færð hjá okkur blað sem er umsókn um skráningu gæðakerfis hjá Mannvirkjastofnun. Þú prentar út útfyllt blaðið, skrifar undir, skannar og sendir á mvs@mvs.is eða afhendir það undirritað í móttöku Mannvirkjastofnunar.

Þá eiga að líða örfáir dagar þar til kerfið hefur fengið skráningu.

Fyrir þetta greiðir þú 80.000 krónur auk vsk sem innifelur:

Áskrift að Jibby fyrsta árið
Kaup á varanlegum aðgangi að JibbyByggir grunni fyrir gæðakerfi
Uppsetning á gæðakerfi fyrir þína starfsemi
Umsókn um skoðun á kerfinu hjá löggiltum skoðunaraðila
Aðstoð við umsókn um skráningu kerfis hjá Mannvirkjastofnun.
Miðar við allt að 2 notendur.

Árgjald eftir fyrsta árið er svo 31.000 kr/ár með vsk.

Kerfið er jafnframt verkefnastjórnunarkerfi sem hjálpar til við að stýra verkefnum. Kerfið er aðgengilegt á hvaða tölvu sem er. Þróun á appi fyrir android er tilbúin og í prófun hjá notendum. Jibby appið hentar einstaklega vel fyrir úttektir og myndatökur í tengslum við þær.

Sendið okkur frekari fyrirspurnir um virkni kerfisins á sala@jibby.is