Gæðakerfum er ætlað að halda utan um vinnuferla viðhalda stöðugu verklagi og gæðum. Jibby umhverfið leggur því áherslu á að samhliða góðri geymslu á gögnum og upplýsingum þarf að halda utan um ákvarðanir og breytingar í verkefnum, að hjálpa til við verkefnastjórnun.
Í byggingaverkefnum má segja að uppsretta verkefna komi úr 3 áttum. Í fyrsta lagi innihalda áætlanir lista yfir tímasettar aðgerðir. Þessar tímasetningar taka breytingum og gjarnan haldið utan um þær á fundum þar sem mikilvægt er að tilgreina aðgerðir og breytingar. Þess utan berast gjarnan óskir og fyrirspurnir um breytingar frá þátttakendum í verkefninu, með tölvupóstum eða beinum samskiptum. Allt þetta þarf að skrá og finna hver ber ábyrgð á hverju.
Jibby kynnir snemma á árinu 2020 viðbætur til að halda enn betur utan um hlutverk, ábyrgð og framvindu verkefna sem gerir kleyft að fylgjast með hvort ákvarðanir séu komnar í framkvæmd, hvernig einstökum samstarfsaðilum gengur að klára sín verkefni o.fl.
Þessi verkefni geta verið stór og smá en þeim má ekki gleyma í gamalli fundargerð. Með því að gefa verkefnum ábyrgð og stöðu verður auðveldara að halda utan um framvindu og lúkningu allra mála og draga úr tvítekningu umræðu á verk- og hönnunarfundum.